Pipedrive: ¿Qué Es, Cómo Funciona, Precios y Comparativas [2025]

 Si estás buscando una forma eficiente, accesible y práctica de gestionar tus ventas y potenciar el crecimiento de tu negocio, Pipedrive es una herramienta que no puedes dejar de conocer. En esta guía paso a paso, te enseñaré cómo crear tu cuenta, capturar prospectos, administrar tus tratos y llevar el control total de tus ventas y proyectos con esta plataforma. Soy Roberto Castro, y como fundador de El Productivista, te mostraré cómo sacar el máximo provecho de Pipedrive para que tu gestión comercial sea mucho más organizada, efectiva y profesional.

Introducción a Pipedrive: ¿Por qué usar este CRM?

Un CRM (Customer Relationship Management) es fundamental para cualquier negocio que quiera crecer de manera ordenada y con información clara. Pipedrive destaca por ser un sistema accesible, intuitivo y con muchas funcionalidades que se adaptan tanto a emprendedores individuales como a equipos comerciales. Además, su capacidad para integrarse con otras aplicaciones y manejar múltiples monedas lo convierte en una excelente opción para negocios internacionales.

Con Pipedrive puedes capturar leads, mover prospectos a través de tu embudo de ventas, gestionar actividades comerciales, enviar correos electrónicos, y hasta manejar proyectos y facturación. Todo en un solo lugar, lo que te permite ahorrar tiempo y evitar la dispersión de información en diferentes herramientas.

Crear tu cuenta en Pipedrive

Lo primero que debes hacer es crear tu cuenta en Pipedrive. El proceso es muy sencillo y rápido. Para facilitarte el camino, te recomiendo usar este link especial que te ofrece 21 días de prueba gratuita sin necesidad de ingresar tarjeta de crédito, además de un 20% de descuento si decides contratar un plan pago.

Al registrarte, Pipedrive te hará algunas preguntas para entender mejor el tamaño de tu negocio y tus objetivos. Esto ayuda a personalizar la experiencia y mostrarte las funcionalidades que más te pueden interesar.

Una vez creada la cuenta, Pipedrive te mostrará un panel inicial con datos de ejemplo. Personalmente, prefiero eliminar estos datos para empezar desde cero y configurar el sistema según mis necesidades reales. Tú puedes hacer lo mismo o aprovechar los tutoriales guiados que ofrece la plataforma para familiarizarte con ella.

Capturar prospectos y leads

Un CRM es tan bueno como la calidad y cantidad de prospectos que logres capturar. Pipedrive ofrece varias maneras para que puedas obtener y organizar tus leads:

• Formularios web: Puedes integrar formularios en tu página web que automáticamente envíen la información de los interesados a tu CRM.
• Chat en vivo: Si tienes una fuerte presencia en tu sitio web, puedes utilizar aplicaciones de chat que se integran con Pipedrive para conversar en tiempo real con visitantes.
• Lead boosters: Estas herramientas adicionales, como chatbots o prospector, te ayudan a empujar la generación de prospectos.
• Integración con Messenger: Si haces publicidad en Facebook o usas Meta, puedes conectar directamente con Messenger para captar conversaciones y leads.

Todos los leads capturados llegan a una bandeja de entrada centralizada, lo que evita que tengas que revisar diferentes plataformas o correos electrónicos para hacer seguimiento. Esto es fundamental para mantener la información organizada y accesible.

Agregar y administrar prospectos manualmente

Si tienes una base de datos previa, puedes importar tus prospectos usando archivos CSV o similares. Pero también es muy útil ingresar los prospectos manualmente, sobre todo cuando estás comenzando o quieres controlar la calidad de la información.

Al crear un prospecto, lo primero es ingresar datos básicos como el nombre y correo electrónico. Pero Pipedrive te permite agregar mucha más información que te ayudará a personalizar tu proceso de venta:

• Organización: Importante si vendes a empresas y necesitas relacionarte con varias personas dentro de la misma compañía.
• Valor del prospecto: Puedes asignar un valor monetario estimado al prospecto en la moneda que prefieras. Pipedrive soporta múltiples monedas, lo que es ideal para negocios internacionales.
• Etiquetas: Puedes clasificar el nivel de interés del prospecto (muy interesado, interesado, poco interesado), lo que ayuda a priorizar esfuerzos.
• Propietario del lead: Si tienes un equipo comercial, es vital asignar a cada prospecto un responsable para mejorar el seguimiento.
• Fecha prevista de cierre: Te ayuda a planificar y anticipar cuándo podrías concretar la venta.
• Canal de origen: Saber de dónde vienen tus leads (Facebook, WhatsApp, página web, etc.) te permite analizar qué canales funcionan mejor.

Además, puedes agregar notas, actividades y correos electrónicos relacionados con cada prospecto para tener toda la información centralizada y accesible.

Configurar y usar tu embudo de ventas

El embudo de ventas es el corazón de Pipedrive y te permite visualizar en qué etapa se encuentra cada prospecto o trato. Por defecto, Pipedrive ofrece etapas como “Calificado”, “Contacto establecido”, “Demostración”, “Propuesta enviada”, “Negociación” y “Cerrado”.

Lo ideal es adaptar este embudo a tu proceso comercial. Por ejemplo, si no haces demostraciones, puedes eliminar esa etapa para simplificar tu flujo. En mi experiencia, empezar con un embudo sencillo de tres etapas —por hacer, en proceso y hecho— puede ser más efectivo y menos abrumador.

Cuando un prospecto avanza, simplemente lo mueves a la siguiente etapa. Esto te ayuda a visualizar rápidamente en qué punto están tus ventas y qué acciones debes priorizar.

Convertir prospectos en tratos y gestionar actividades

Cuando un prospecto muestra interés concreto, lo conviertes en un trato dentro de Pipedrive. Aquí es donde empiezas a trabajar activamente para cerrar la venta. Puedes asignar un valor al trato y vincularlo a productos o servicios específicos que ofreces.

En la ficha del trato puedes:

• Agregar notas importantes sobre la conversación o necesidades del cliente.
• Programar actividades como llamadas, reuniones, correos electrónicos o tareas para hacer seguimiento.
• Enviar correos directamente desde la plataforma si conectas tu cuenta de correo electrónico.
• Adjuntar documentos importantes como propuestas, contratos o NDA.

Por ejemplo, puedes agendar un correo para el lunes preguntando por una reunión de seguimiento, y luego programar una llamada para el jueves si no recibes respuesta. Pipedrive te recordará estas actividades para que nunca pierdas el ritmo.

Gestionar productos y servicios

Una ventaja clave de Pipedrive es que puedes crear y administrar un catálogo de productos o servicios. Esto te ayuda a estructurar lo que ofreces y a asignar precios claros, con o sin impuestos según tu necesidad.

Al vincular un trato con un producto, puedes ver fácilmente qué estás vendiendo y cuánto valor representa para tu negocio. Esto también facilita la generación de reportes y el análisis de tus ventas.

Automatizaciones e integraciones para optimizar tu flujo

Pipedrive no solo es un CRM para gestionar contactos y ventas, sino que también cuenta con un potente sistema de automatizaciones. Puedes conectar la plataforma con otras herramientas que usas, como Slack, Mailchimp, Microsoft Suite, Trello y más.

Por ejemplo, podrías hacer que cada nuevo prospecto que ingresa automáticamente genere una notificación en Slack para tu equipo, o que cuando un trato avanza de etapa se cree una tarea en Trello. Estas integraciones te permiten optimizar procesos y mantener a todos alineados sin esfuerzo extra.

Uso avanzado: gestión de proyectos, campañas y facturación

Una vez que domines lo básico, Pipedrive te ofrece módulos adicionales para llevar la gestión de tu negocio a otro nivel:

• Proyectos: Puedes gestionar la postventa o la entrega de tus servicios directamente en Pipedrive, evitando usar otras aplicaciones para administrar tareas y proyectos.
• Campañas de email: Si tienes un negocio con ventas masivas, Pipedrive te permite crear y enviar campañas de correo electrónico para nutrir la relación con tus clientes.
• Facturación: Integrado con sistemas como QuickBooks, puedes manejar facturas, cobros y contabilidad en un solo lugar.

Conclusión: Empieza hoy a organizar y crecer con Pipedrive

Trabajar con un CRM como Pipedrive puede ser la diferencia entre tener un negocio desorganizado y uno que crece con control y claridad. Con esta guía tienes las bases para empezar a capturar leads, convertirlos en clientes, gestionar tus ventas y automatizar procesos para ganar tiempo y eficiencia.

No te abrumes con la cantidad de opciones que ofrece Pipedrive. Lo importante es comenzar con lo básico: un prospecto, un trato, y una tarea para avanzar. Desde ahí, irás descubriendo nuevas funcionalidades que te ayudarán a escalar tu negocio.

Recuerda usar el link especial para aprovechar los 21 días gratis sin tarjeta y el 20% de descuento en planes pagos. Además, si necesitas ayuda, puedes contactarme directamente y te conectaré con el equipo de soporte en español de Pipedrive.

Organiza tus ventas, entiende mejor a tus clientes y lleva tu negocio al siguiente nivel con Pipedrive. ¡El camino a la productividad comercial comienza aquí!